Основное правило необходимости создания (выпуска) формы 1099:
Если вы нанимали подрядчиков(contractors) и платили им более 600 долларов США за услуги/работы, связанные с вашим бизнесом (business-related payments), вашей компании необходимо будет подготовить(сформировать/выпустить) налоговую форму 1099 и отправить её подрядчику. Как узнать нанимала ли моя компания сотрудника в штат или взаимодействовала с подрядчиками?
Исключения.
Есть несколько исключений из этого правила: компании не нужно выпускать и отправлять форму 1099 большинству нанимаемых для выполнения услуг корпораций (Inc., Corp., Incorporated и т.дю). Но и для этого исключения есть исключение: Вашей компании необходимо создать(выпустить) и отправить форму 1099 всем адвокатам, которых вы наняли (даже если они зарегистрированы как корпорация либо оказывали услуги от имени корпорации), корпорациям – агентам по недвижимости, корпорациям -продавцам товаров и т. д.
Поскольку наниматель не обязан выплачивать социальные налоги в пользу независимых подрядчиков, значительно дешевле нанять фрилансера/контрактника/подрядчика, а не сотрудника в штат. Но существуют, разработанные налоговыми органами правила и критерии классификации, другими словами – определения типа налогообложения и удержаний для нанятых субъектов: либо нанятых как независимый подрядчик, либо же как сотрудник в штат. Обратите Ваше внимание, что неправильно осуществленная самостоятельная классификация нанятого вашей компанией субъекта может привести к серьезным штрафам со стороны IRS (Федеральной налоговой службы США).
Крайний срок для выпуска, отправки подрядчику и подачи в налоговую службу формы 1099.
Компании обязаны отправить форму 1099 всем подрядчикам до 31 января следующего за отчетным года (такой же крайний срок для отправки W-2 для сотрудников нанятых в штат). Компании должны подать эти же формы 1099 в IRS год до конца февраля года, следующего за отчетным (если формы подаются в бумажном виде) или до 31 марта (если формы подаются в электронном виде).
Штрафы за несоблюдение сроков.
Штрафы за несвоевременную подачу составляют от 30 до 100 долларов США за каждую форму, с максимальным штрафом в размере 500 000 долларов США в год. Если компания полностью проигнорировала требование о предоставлении отчетности, штрафы могут составлять 250 долларов США за каждую форму, без ограничений общего максимума. Если Вы или ваша компания предоставляете нанятому субъекту страховку, пенсию и оплачиваемый отпуск, тогда будьте уверены, что IRS сможет однозначно классифицировать ваши отношения как работодателя и нанятого в штат сотрудника. Другие, взятые отдельно критерии, факты или обстоятельства, описывающие отношения с нанятыми субъектами не являются полноценно классифицирующими, но “собранные” в единое целое, другими словами, рассмотренные одновременно и комплексно позволяют произвести предварительную классификацию этих взаимоотношений.
Чтобы определить, является ли ваш работник независимым подрядчиком или сотрудником в штате, получите консультацию сертифицированного специалиста. Для удобства ознакомления с набором критериев и предварительного определения принадлежности нанятого физического лица, мы разработали бота который сможет помочь проанализировать и предположить по какому принципу Вы строите отношения с нанятым субъектом – как с “подрядчиком” или как с “сотрудником в штате”.
Воспользуйтесь подсказками нашего бота в фейсбук мессенджере по ссылке. После нажатия вами на кнопку ниже Вам в Фейсбук мессенджер прийдет обращение от нашего бота. Конечно, он может начать с вопроса “подрядчик” или “сотрудник в штате”, но, не стесняйтесь и пожалуйста, задавайте ему любые интересующие Вас вопросы.
Если Вы авторизированы в данный момент в Фейсбуке – Вы также сможете увидеть справа в нижнем углу нашего сайта кнопку мессенджера для общения. Добро пожаловать! Мы готовы к круглосуточному общению. Если вы не знаете юридическую форму нанимаемого(нанятого) субъекта, а это, например, может быть как освобожденная от налогов компания так и корпорация – агент по недвижимости, Вам просто необходимо запросить форму W-9 у компании-подрядчика.
Благодаря предоставлению идентификационного номера предприятия и идентификационного номера физ лица в этой форме, Вы можете безошибочно определить, какой структурой или типом бизнеса является нанятый субъект. Если же после всей полученной информации у Вас остается сомнение, а суммы платежей превышают порог в 600 долларов, Вы все равно можете подать форму(ы) 1099. Федеральная налоговая служба США (IRS) не взимает штрафы за подачу форм 1099, которые не релевантны.
